La importancia del correo electrónico en las empresas

¿Qué es el correo electrónico?

El correo electrónico es un servicio de red que permite el envío y recepción de mensajes mediante un sistema de comunicación basado en protocolos estándares. Principalmente se usa este nombre para denominar al conjunto de servicios que nos proporcionan todas estas posibilidades. Fundamentalmente se basa en los protocolos SMTP, POP3 o IMAP.

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Mediante mensajes de correo electrónico podemos enviar, no solo texto, también podemos enviar todo tipo de documentos. Los mensajes pueden contener texto, archivos, fotos, música, documentos, etc.

Su facilidad y bajo coste han provocado que el correo electrónico desplace al correo tradicional para la mayoría de los usos del mismo.

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Podemos disponer de un servicio de correo mediante los centenares de proveedores de Internet (proveedores habituales Gmail, Outlook, Yahoo, AOL… regalan estos servicios) o podemos disponer de un servidor o servicio propio en nuestras infraestructuras o subcontratado en un tercero.

La importancia del correo electrónico

imageLa importancia de tener una cuenta de correo electrónico radica en facilitar un medio digital de contacto continuo con todo aquel que lo requiera. El correo en la empresa es importante ya que es la forma mas sencilla de compartir información con los demás miembros de una empresa u organización. De esta manera tanto las empresas y profesionales como sus clientes reducen los gastos en correo, faxes y llamadas telefónicas a sólo lo imprescindible.

Un trabajador recibe entre 60 y 200 emails al día, y envía más de 25. Gran parte de la comunicación en una empresa se realiza a través del correo.

El correo electrónico es una herramienta que de momento no tiene sustituto natural. En todas las empresas existe tendencia a subestimar la importancia del mismo, pero lo cierto es que cuando hay problemas todos se quejan, por lo tanto es muy importante para ellos.

Ventajas de uso del correo electrónico:

  1. Rápido, llega al destino con bastante rapidez (aunque no podemos considerar que llegue instantáneamente al destinatario).
  2. Es barato
  3. No importa donde enviemos
  4. Solo requieres de una conexión básica a Internet.
  5. Puedes enviar correos a múltiples personas a la vez.
  6. Puedes enviar archivos de video, sonido, imágenes, ejecutables, etc…
  7. Evitas costes al medio ambiente al evitar la impresión en papel.

Recomendaciones de uso:

  1. El uso del correo electrónico genera una dependencia que puede llegar a ser excesiva. Cuando dependemos en exceso se producen muchas confusiones y malos entendidos. Evita el uso excesivo.
  2. Redacta con sumo cuidado lo que escribas para evitar en la medida de lo posible estos problemas.

El correo electrónico aplicado a sistemas de información avanzados

Pero no solo tenemos que ver el correo como un medio de comunicación persona/persona y que también los sistemas de información están conectados al correo de varias formas. Especialmente en el sentido de enviar información a los usuarios de los mismos máquina/persona.

En sistemas de información avanzados la integración con correo electrónico es necesaria para dotar de inteligencia de negocio. Es lo que nosotros entendemos como correo persona/máquina.

Pongamos un ejemplo: Supongamos que mediante una cuenta de correo podemos automatizar la entrada de información en nuestro entorno (pedidos en formato XML, JSON, ODT o DOCX). En esta cuenta recibimos los pedidos que hacen nuestros clientes mediante un formulario XML y nuestro sistema interpreta cada correo recibido de tal forma que se incorporen de forma automática al ERP.

PaaSOS incorpora soporte para correo electrónico

En TipeSoft hemos trabajado en esta idea desde hace tiempo y gracias a todo este esfuerzo estamos preparados para ofrecer soluciones de integración basadas en correo electrónico.

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PaaSOS incorporará el sistema de envío y recepción de correo electrónico basado en Velneo. Disponible para descarga:

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Seguir Jorge Hontoria Jimenez:

Gerente de TipeSoft

Dirección de proyectos de integración de software y aplicaciones orientadas a servicios. Implantación de soluciones de integración basadas en SharePoint Portal.

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4 Respuestas

  1. Buenos dias;

    Ustedes estan en pagina de Colombia Compra Eficiente?

    Mil gracias

  2. Saludos, actualmente soy estudiante de Administración de Empresas con concentración en Contabilidad de la Universidad de Puerto Rico, Recinto de Río Piedras. Me interesó muchísimo este foro que fue publicado por primera vez en el 2014 y sigue siendo aún más relevante ahora en el 2017. Como parte del currículo de comunicación electrónica empresarial, estamos constantemente en búsqueda de las maneras más eficientes y las tendencias de la comunicación-e en el siglo XXI. Tres años más tarde podemos notar el impacto de los correos electrónicos en la empresa y por eso encontré pertinente realizar una aportación.

  3. Luego de leer este articulo y analizarlo con información pertinente a la exhibida por el autor, puedo decir que estoy de acuerdo con los puntos presentados. Luego de trabajar con diferentes empresas, puedo afirmar que el correo electrónico es una herramienta fundamental y esencial en cualquier organización. A través de programas como Outlook el correo electrónico se convierte además en una agenda donde se confirman reuniones, coordinan eventos, establecen metas y objetivos que pueden ser rastreados por la gerencia. Es fundamental que como profesionales tengamos claro que vocabulario adecuado y la cultura de la organización para poder transmitir el mensaje de manera correcta al recepto. Sin embargo, dada la dependencia de muchas empresas sobre este medio de comunicación, pienso que es esencial que se establezcan barreras de seguridad y controles internos apropiados. Muchas veces los correos electrónicos contienen información sensible que puede perjudicar la posición de mercado de la empresa; especialmente si competidores logran acceso a futuros planes, información de clientes claves, etc. Me encantaría saber si su posición luego de tres años sigue siendo la misma, o si tiene alguna otra aportación relevante a los cambios visto desde el 2014.

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